A reunião é uma ferramenta poderosa, mas mal compreendida. Vamos ser justos, a culpa não é dela! A responsa pela sua fama de tediosa, ineficiente e inútil entra para a conta dos seus organizadores, que não sabem o como fazer uma reunião eficiente.
Que chore o primeira pessoa que nunca sentiu angústia e frustração por estar em reuniões! Aquelas que parecem sem fim, que foram além do expediente, que não avançaram na pauta…
E que não resolveram nada.
As famosas reuniões que poderiam ter sido e-mails são uma praga em qualquer empresa, é verdade. Mas calma lá, nem tudo está perdido! Nós vamos te ensinar como ser o profissional fora da curva, cool e diferentão.
Descubra agora como fazer uma reunião eficiente que não seja uma morte lenta e dolorosa para os participantes! (#fé)
1. O time precisa mesmo de uma reunião?
Uma reunião pode ter a melhor das intenções, mas já dizia o ditado popular que de boas intenções o inferno está cheio. Portanto, analise se você REALMENTE precisa marcar uma reunião com o time.
Se o assunto é simples, rápido e indolor (Deus queira que seja!), uma troca de e-mails é mais do que suficiente. Vai pela gente, o seu time vai agradecer.
2. Crie uma pauta com antecedência para tornar a reunião eficiente.
Depois da análise, você percebeu que realmente há a necessidade de marcar uma reunião. Pois bem. Para uma reunião ser eficiente é importante ter a pauta a ser discutida durante o encontro.
Essa pauta irá guiar toda a conversa e evitará que, de repente, o time fale sobre o futebol da quarta-feira no meio de uma reunião sobre a entrega do projeto do marketing.
Liste todos os tópicos que precisam ser discutidos com informações básicas e compartilhe com todos os participantes com antecedência.
Dessa forma, todos vão cientes do que será discutido e terão a oportunidade de se preparem melhor – se for o caso, até levar materiais que podem
facilitar a dinâmica e a eficiência da reunião.
Se você não for o organizador da reunião, sempre pergunte ao responsável se ele possui uma pauta para compartilhar, para que você chegue a todo vapor.
dica bettha
Para reuniões realizadas com frequência, como uma reunião de status semanal de um projeto, você pode economizar tempo criando um modelo de reunião. Com isso em mãos, preparar uma pauta se tornará uma questão de preencher os espaços em branco. Olha a facilidade e rapidez!
3. Revise a lista de participantes
Os participantes podem aumentar a eficiência de uma reunião ou torná-la a hora do cochilo ou da aula de desenhos de tema livre (você sabe do que estamos dizendo, não se faça de desentendido).
O ideal é convidar apenas aqueles que realmente são necessários para aquela reunião. Selecionar participantes a torto e a direita é por sua conta e risco.
Certifique-se que todos estarão presentes, principalmente gestores que tomem decisões para o projeto avançar. Se alguém com papel chave na reunião não puder participar, reagende para um outro dia.
dica bettha
Leia a lista dos convidados antes de entrar na sala. Você vê algum nome desconhecido? Nesse caso, considere procurar informações na empresa ou no LinkedIn. Surpresas não são suas amigas quando se trata de reuniões.
4. Faça o invite
Uma ligação ou um e-mail talvez não serão suficientes para marcar uma reunião e lembrar os participantes do compromisso. Se o time usa o Google Calendar, por exemplo, crie o invite por ali.
A ferramenta é gratuita e oferece campos adicionais como inserir anexo, informações e gera automaticamente um link de Hangout (caso surja algum imprevisto com algum participante, você pode realizar a reunião presencial e transmiti-la).
A principal vantagem é que o invite bloqueia o horário da agenda do usuário e o notifica minutos antes, dando maior visibilidade à reunião.
5. Verifique com antecedência a infraestrutura
Verifique 1 hora antes da reunião se a sala está bem estruturada, limpa e organizada para receber a todos, assim como os recursos necessários para tornar a reunião mais produtiva (internet, data show, papel, caneta etc).
Seja legal e deixe água e café à disposição de todos 🙂
6. Conduzindo a reunião
Aqui vão algumas dicas para a hora do vamo vê:
- No início da reunião, explique o propósito da reunião e o que se espera que aconteça ali. Em seguida, informe os tópicos que serão abordados.
- Mantenha a pauta da reunião à sua frente como um guia.
- Crie uma ata durante a reunião, citando o que foi abordado, como será realizado, quem será o responsável, quais serão os prazos e demais informações discutidas durante a reunião. Se você não puder fazer isso, peça para que um colega o faça.
- Monitore e contribua com a discussão.
dica bettha
Se você for responsável pela reunião, não se esqueça de enviar a ata para todos os presentes. Se você for participante, leve uma cópia da pauta e use esse documento para orientar suas anotações. Concentre-se nos itens que exigem análise ou ações adicionais de sua parte.
7. Gerencie discussões off-topic
Geralmente, mesmo nas reuniões mais bem pautadas, surgem assuntos que apesar de importantes, não são relevantes para aquele momento.
Escute, e informe gentilmente ao participante que você anotará o ponto levantado para que seja analisado e discutido em outra oportunidade, para manter o foco na pauta.
Ah! E por favor, vamos evitar os assuntos que não tiverem nada a ver com nada, ok? Deixe esses assuntos para o happy hour. Otimize o tempo, bebê!
8. Gerencie o tempo da reunião
Observar o relógio é importante em uma reunião eficaz. Quando ninguém se encarrega de administrar o tempo, é fácil se desviar da pauta e perder o foco. Lembre-se: quando as pessoas participam de uma reunião, elas não podem fazer mais nada. Faça valer cada minuto!
Se você estiver conduzindo uma reunião grande ou muito complexa, considere pedir a um colega para ajudar a gerenciar o tempo.
dica bettha
Seja pontual! Chegue cedo na reunião (de 7 a 10 minutos para reuniões presenciais e 5 minutos para videoconferências) e aumente o seu score de pessoa organizada, produtiva, amada e querida <3
9. Revise o que foi discutido
Faltando de 10 a 15 minutos antes da reunião acabar, revise os pontos abordados, as decisões que foram tomadas, as próximas ações e quem são os responsáveis por cada uma.
Pessoas podem entender de formas diferentes, então não espere que tudo tenha ficado claro sem antes revisar ponto por ponto. Use as anotações realizadas durante a reunião para se guiar.
10. Para se ter uma reunião eficiente faça follow-up
As ações decididas durante a reunião devem ser acompanhadas de perto.
Formalizar o que foi discutido na reunião é primordial para que nada se perca e haja provas concretas para monitorar e realizar as ações necessárias.
Por isso, envie a ata ou o resumo o mais rápido possível. Como o assunto ainda estará “fresco”, todos conseguirão se organizar melhor com suas novas tarefas.
Com essas dicas você terá reuniões mais eficientes e produtivas. Compartilha com a gente como foi colocá-las em prática!:)
