Você já parou para pensar o que fazem as áreas de Logística e Compras – ou até mesmo o Financeiro? O Descobrindo Áreas é uma série de conteúdos do Bettha que te ajuda a entender o que faz cada área de uma empresa! Se liga!
Estamos de volta com mais um incrível, mais um maravilhoso e magnânimo Descobrindo Áreas! No 4º post dessa série, vamos falar sobre um trio de áreas que muita gente conhece, mas poucos entendem: Logística, Financeiro e Compras.
Você está pronto pra tirar todas as suas dúvidas sobre as funções dessas áreas? Então vambora!
Logística
A área de Logística é responsável por fazer a gestão de materiais, recursos, informações e até mesmo pessoas dentro da empresa. Além disso, a área também lida com os produtos ou serviços que a empresa presta para o mercado. Ou seja, esse setor está constantemente buscando formas de otimizar processos de transporte, buscando a redução de custos e do tempo envolvido.
Através da utilização de sistemas de informação – porque ninguém merece fazer gestão de fluxos na ponta do lápis -, os profissionais dessa área realizam o controle de estoques e do armazenamento de produtos. Com isso, coordena toda a movimentação destes entre as fábricas, os centros de distribuição e o varejo, que fará o contato com o consumidor final.
Para um sistema logístico integrado, existem 4 pontos para garantir a fluidez na execução das tarefas da área:
1. Logística Empresarial integrada
Essa função consiste no planejamento empresarial integrado, composto pela aquisição, movimentação, armazenamento e entrega de produtos da empresa. Através dessas 4 atividades, busca-se atingir o máximo aproveitamento do transporte. Dessa forma, é possível otimizar os processos, reduzindo seus custos e garantindo a eficiência dos fluxos.
2. Controle de Estoque
No controle de estoque, os profissionais da área de logística lidam diretamente com sistemas de informação para controle de estoques. Dessa forma, é possível ter o controle da oferta de produtos, suprindo sua demanda no mercado.
3. Gerenciamento de Transporte
A atividade de gerenciamento de transporte lida diretamente com a movimentação de mercadorias. Assim, a área é responsável pela locomoção dos produtos da fábrica, para os estoques e, finalmente, para o varejo. O objetivo central aqui é garantir que o produto chegue ao consumidor final de forma rápida, segura e com o mínimo possível de custos.
4. Gestão da Informação
Engana-se quem pensa que o setor de Logística lida apenar com a gestão de produtos e mercadorias. A área é responsável também pelo controle, gestão, organização e supervisão de informações sobre a rede de distribuição. É através dessas informações que o serviço será otimizado!
Financeiro
O setor financeiro de uma empresa é responsável pela administração direta dos recursos. Assim, sua função principal é garantir que a organização tenha recursos para atingir seus objetivos – de curto, médio e longo prazo. Através das informações fornecidas pela área, os gestores da organização podem planejar seu futuro. Assim, podem decidir se irão investir mais, cortar custos, realocá-los, etc.
Dentro do setor, existem 7 funções principais:
Tesouraria
A tesouraria é responsável pela gestão do fluxo de recursos direto do caixa da organização. Assim, realiza o controle diário das entradas e saídas do caixa.
Gestão de contas
Função responsável por realizar a gestão tanto de contas a pagar quanto dos recebimentos da organização. Tem como objetivo controlar o vencimento de contas, evitando multas e atrasos que podem acarretar maiores gastos para a empresa. Em relação aos recebimentos, realiza a verificação de pagamentos por parte dos clientes.
Contabilidade
A contabilidade do Financeiro de uma empresa tem como função principal o controle do patrimônio da empresa. É através do seu controle de ativos e passivos da organização que é possível identificar se a mesma está tendo lucros ou prejuízos. Assim, a função fornece informações essenciais para o planejamento estratégico da empresa.
Atenção: não confunda as funções da Tesouraria com as da Contabilidade. Enquanto a primeira lida com o fluxo de caixa diretamente – ou seja, a entrada e saída de dinheiro do caixa-, a contabilidade realiza o controle de todo o patrimônio da empresa – e não apenas das finanças.
Planejamento financeiro
A partir das informações obtidas através das outras funções do Financeiro, é possível realizar o planejamento financeiro da empresa. Tendo em mãos as informações sobre a saúde financeira e patrimonial da companhia, o processo de tomada de decisão do gestor é facilitado. Dessa forma, o futuro da empresa pode ser traçado de maneira assertiva.
Gestão de riscos
Outra função essencial do setor Financeiro é a avaliação de riscos do mercado – através do estudo da conjuntura econômica, cambial, de crédito e etc., é possível prever situações de risco para a empresa, evitando (ou reduzindo) os possíveis impactos negativos.
Gestão de impostos
Essa função do Financeiro – apenas em caso onde a empresa não tenha um departamento específico para tratar de tributos – envolve o estudo e a análise de regimes tributários. Dessa forma, é possível identificar aquele que é mais favorável para a empresa, evitando, assim, gastos extras com tributação.
Relação com investidores
Para empresas que recebem investimentos externos, é essencial que se adotem políticas de transparência sobre a saúde financeira e patrimonial da organização. Essa função tem como objetivo o aumento da confiança dos investidores – o que pode implicar no aumento do investimento por parte destes.
Compras
A área de compras é responsável pela aquisição e gestão do fluxo de materiais – seja para a produção ou para a manutenção da rotina da organização.
Os objetivos principais da área são diretamente ligados à obtenção de materiais e serviços. Para a efetivação das compras, a área deve estabelecer boas relações com fornecedores. Dessa forma, as aquisições serão realizadas no tempo e na quantidade ideal – e com o menor custo possível.
A área segue o Ciclo de Compras – ou seja, o passo-a-passo desde a solicitação de aquisição de determinado produto ou serviço até a aprovação do pagamento para o fornecedor. O ciclo inclui todas as funções da área. Confira:
Solicitações de Compra e Seleção de Fornecedores
Esse é o pontapé inicial do ciclo de compra – é a partir do recebimento das demandas do usuário final da compra que a área irá iniciar o processo. O setor, então, faz a análise do pedido.
A partir daí, o pedido pode ser processado, levantando-se os possíveis fornecedores para a compra de materiais rotineiros ou nunca antes comprados. A definição de quantidades, da qualidade e da melhor fonte para a efetivação da compra é a primeira função da área de compras.
Cotações, determinação de preço e emissão de pedido
Depois de iniciado o processo de compra, a equipe de compras inicia a consulta de valores com os potenciais fornecedores. Assim, solicitam-se cotações para as quantidades de material definidas na fase anterior do ciclo.
Essa fase, portanto, representa a segunda função da equipe de compras. Com as cotações dos potenciais fornecedores em mãos, pode-se escolher a fonte certa para o estabelecimento da compra.
A partir da decisão final da empresa, emite-se um pedido de compra. Esse pedido representa um firmamento de contrato entre a empresa solicitante e a empresa fornecedora. A terceira função da área representa juntamente os termos e condições da compra.
Acompanhamento da solicitação e recebimento de mercadorias
Após fazer o pedido, a equipe de compras acompanha as datas de entrega para o cumprimento dos prazos definidos no contrato firmado. Essa é, portanto, a quarta e última função da área de compras: a emissão e administração dos pedidos de compra.
Aprovação da Fatura de pagamento
A última etapa do ciclo de compra é a aprovação da fatura de pagamento do fornecedor. A conclusão desse ciclo, entretanto, não é responsabilidade do setor de compras – mas sim do setor Financeiro.
A relação entre as áreas da Logística, Financeiro e Compras
A relação entre entre a área de Logística, Compras e o Financeiro é extremamente próxima – todas devem, obrigatoriamente, estar alinhadas. Muitas vezes, as demandas para a área de Compras surge do setor de Logística – que realiza a gestão conjunta do estoque da empresa.
O setor Financeiro, por sua vez, é o grande responsável pela realização dos pagamentos das faturas previamente aprovadas pela área de Compras.
Assim, é impossível que essas áreas trabalhem isoladamente! A colaboração é essencial para que as tarefas de cada área sejam exercidas plenamente.
E aí? Conseguiu entender o que fazem as áreas Logística, Compras e o Financeiro? Caso tenha quaisquer dúvidas sobre o funcionamento dessas – ou de qualquer outra área – dentro de uma empresa, não hesite: mande uma mensagem para o Bettha. Estamos aqui para ajudar!
