Algumas obrigações da vida não têm muito glamour. Entre limpar a casa, o trabalho, plano de estudos, a academia e a vida social, atingir objetivos e cumprir prazos é quase sempre mais difícil do que parece. Assim, criar um checklist eficiente é a melhor forma de organizar a vida!
Checklists são listas gerenciáveis, flexíveis e dinâmicas que organizam as tarefas a serem realizadas. Entretanto, nem todas podem funcionar muito bem ao que você se propõe. Por isso, o nosso foco neste artigo é que você encontre o método ideal para que tenha tempo para fazer tudo que precisa 🙂
Escrever um monte de tarefas obriga-nos a estabelecer metas concretas, o que pode ser muito mais eficaz do que apenas pensar em objetivos vagos. Além disso, fazer uma lista por escrito pode nos ajudar a lembrar de informações importantes.
O problema é que mesmo aqueles que acreditam fervorosamente no poder da checklist podem se perder no meio do caminho. Por isso, selecionamos alguns formatos de checklists e 15 dicas poderosas para você colocar ordem na sua vida!
Escolha um formato
O formato certo facilita a realização de tarefas. O ideal é que sua escolha funcione com a dinâmica do seu trabalho e facilite a sua rotina.
Veja alguns formatos de checklist que você pode adotar para chamar de seu:
#1: Kanban Board
Usado originalmente em equipes de desenvolvimento de software (que trabalham com metodologias ágeis), o método Kanban concentra sua atenção nas tarefas que você precisa fazer agora.
Ele foi aplicado com sucesso a uma ampla variedade de funções de negócios, mas você não precisa ter um aplicativo ou programa sofisticado para fazer isso. Você pode criar seu próprio quadro Kanban com alguns post-its e um quadro branco.
Esse formato oferece uma visão geral do trabalho que precisa ser feito de relance. Também é útil porque permite que os indivíduos se concentrem em uma tarefa por vez.
dica bettha: o Trello é uma ferramenta no estilo Kanban e funciona bem para gerenciar tarefas individuais ou de uma equipe.
#2: Don’t Break the Chain (não quebre a corrente)
Este formato de lista de tarefas foi popularizado por Jerry Seinfeld e funciona assim:
1. Escolha três metas ou tarefas a serem feitas, algo que você queira começar a fazer regularmente, seja pessoal ou profissional.
2. Defina um mínimo diário para cada meta. Por exemplo: vou ler um capítulo de um livro todos os dias.
3. Crie regras e defina limites. O que acontece se você estiver de férias? E se você ficar doente ou tiver que lidar com uma emergência familiar? Defina os limites e regras, você está no comando.
4. Imprima um calendário mensal ou anual e selecione os dias que você atingiu sua meta com sucesso. Coloque sua agenda em um lugar onde você a verá regularmente. Aproveite a satisfação que vem com um trabalho bem feito.
5. Complete seu objetivo sem falhar. Quando tiver êxito, marque esse dia no seu calendário. Você quer manter essa cadeia de sucesso pelo maior tempo possível.
#3: Lista 1-3-5
Esta lista de tarefas é simples, direta e eficaz. Escolha 1 tarefa grande, 3 tarefas médias e 5 pequenas tarefas para focar.
A priorização é uma parte inerente da lista de 1-3-5.
Você lida com o maior tarefa fazer primeiro, indo até as pequenas no final da sua lista. O seu dia fica mais fácil a partir da primeira tarefa complexa e concluída.
15 dicas para ter sucesso nas suas checklists
1. Escolha um formato
É possível criar uma checklist das mais variadas formas e tamanhos, e é fundamental que você escolha por qual meio fará. Isto é, se será papel e caneta (bem old school) ou por apps. A escolha é sua. Veja o que funciona melhor para você.
2. Não fique em uma só checklist
Apenas uma checklist pode não ser capaz de organizar e dar visibilidade à todas as tarefas que você possui. Portanto, crie mais de uma lista para ter um bom mapeamento do que precisa ser feito:
Lista de tarefas: liste todas as tarefas que você quer realizar, seja se matricular em um curso de idiomas, atualizar o portfólio etc. Todas as tarefas inseridas aqui, mais tarde farão parte de outras checklists.
Checklist semanal: inclua as tarefas possíveis de realizar na semana que você listou anteriormente.
Checklist diária: aqui só entram as tarefas que são prioridades do dia.
Todos os dias, veja quais itens da lista de tarefas e do checklist semanal devem ser movidos para o checklist diária.
3. Mantenha simples
Não há nada mais intimidante e frustrante do que um checklist diário que parece não ter fim.
Seja muito realista com as tarefas que você irá incluir no checklist diário. Não dê um passo maior do que a perna, ok? Caso contrário, você continuará a não conseguir se organizar.
Caso você tenha dificuldade em identificar quais tarefas são prioridade, e urgências, faça o seguinte: liste tudo que você quer fazer no dia de hoje, e corte pela metade.
A sua checklist diária não deve ter mais do que 10 tarefas. O restante pode ir para listas de tarefas ou checklist semanal.
4. Comece pelas tarefas mais importantes
Inicie as tarefas da lista com pelo menos dois itens que devem ser concluídos ainda hoje. Assim, você não perderá tempo logo no início do dia ao fazer uma tarefa de menor valor, enquanto uma tarefa mais complexa e importante precisa ser realizada e entregue.
Mesmo que o pior aconteça, ao menos as tarefas mais importantes foram concluídas.
5. Comece fácil
Mesmo antes das tarefas mais importantes, coloque alguns itens simples na lista. “Checar e-mail” e “lavar a louça” são bons exemplos.
Apesar de serem tarefas simples, podem ajudar a começar o dia se sentindo super produtivo.
Clique aqui e conheça 8 ferramentas para tornar o seu dia ainda mais produtivo e organizado!
6. Quebre uma tarefa em várias outras tarefas
Tarefas como “criar apresentação” são muito vagas e provavelmente estão repletas de sub-tarefas para que fato você consiga criar a apresentação. Listar uma tarefa dessa forma é uma das maiores armadilhas para procrastinar.
Uma maneira de evitar que a tarefa viva no modo “deixo para depois” é quebrar a tarefa em várias outras tarefas menores. Assim dá a sensação de ser mais fácil e rápido executá-las.
Usando o exemplo sobre a apresentação você pode:
- ( ) pesquisar por layouts de apresentação
- ( ) pesquisar o conteúdo
- ( ) definir o layout de apresentação
- ( ) produzir o conteúdo
- ( ) revisar
Dentro dessas tarefas podem existir outras, e cabe a você quebrá-las, se isso for lhe trazer mais produtividade.
7. Seja específico
Para projetos gerais que exigem muito tempo ou a ajuda de outras pessoas, liste as etapas específicas que você pode seguir em direção à sua meta.
Por exemplo: ao invés de escrever “procurar emprego” no seu checklist, adicione “preencher a minha inscrição na bettha” como tarefa a ser cumprida. Assim, você saberá exatamente o caminho a ser percorrido para finalizar a sua tarefa.
8. Não economize informação
Para cada tarefa da lista, inclua o máximo de informações possível. Dessa forna, não haverá uma desculpa para não fazer o trabalho.
Por exemplo, se a tarefa envolver a ligar para alguém, inclua o número de telefone dessa pessoa na lista para que você não perca tempo pesquisando para isso mais tarde.
9. Dê tempo ao tempo
Agora que você tem diversas checklists e tudo está bem mapeado, dedique a colocar uma estimativa de tempo para cumprir cada tarefa.
Se você não tem ideia de quanto tempo leva para executar cada uma, comece avaliando o tempo que você gasta com as tarefas e vá anotando. Essa atividade chama-se timesheet, e existem ferramentas gratuitas que podem ajudá-lo a fazer esse monitoramento.
10. Não se estresse
Todas as listas principais têm algumas tarefas que pretendemos fazer durante dias, semanas, talvez até anos, mas ainda não o fizemos.
Tente descobrir por que essas tarefas ainda não foram realizadas para saber quais etapas são necessárias para realmente concluir cada uma.
Por exemplo: se uma das tarefas é “ligar para o fornecedor” – e você evita ligar porque ele te prende no telefone – substitua por “descobrir estratégias de ter conversas mais produtivas e breves por telefone”. Dessa forma, a grande tarefa parecerá mais fácil e, eventualmente, será realizada.
11. Torne isso público
Às vezes, a melhor maneira de prestar contas é ter alguém nos observando. Tente compartilhar essa checklist, seja colocando-a na geladeira ou configurando um calendário digital que todos da equipe de trabalho possam acessar.
Isso aumentará o seu comprometimento em cumprir com cada tarefa.
12. Programe a atualização da checklist
Às vezes a dificuldade está justamente em começar a preparar uma checklist ou atualizá-las diariamente, mas você precisará encarar isso.
Escolha um horário todos os dias para organizas as suas checklists. Assim, elas estarão sempre atualizadas, e a jornada para que suas metas sejam atingidas será mais simples.
13. Mantenha a perspectiva
Uma maneira de aumentar a produtividade é nos lembrar o quanto fomos produtivos ontem. Portanto, mantenha uma lista visível de tudo que você realizou no dia anterior, até mesmo as pequenas coisas.
15. Seja flexível
Sempre deixe cerca de 10 minutos de intervalo entre uma tarefa para outra. Caso algo aconteça como o computador travar ou a reunião ultrapassar do horário, você ainda estará no controle.
Encontre o formato perfeito para a sua checklist! Assim, você poderá ser produtivo e maximizar os seus resultados!
