Você tem inúmeras tarefas à fazer, inúmeros e-mails à responder, o chefe no cangote e uma mesa de trabalho com vida própria. O caos no trabalho se instaurou e o fim do ano se aproxima. Calma! A gente juntou algumas dicas infalíveis para garantir a organização no trabalho e não perder a cabeça. Vem com a gente!
Existem fases no trabalho que parece que estamos num cenário de Game of Thrones. O inverno mora ao lado no coração do chefe, as tarefas se multiplicaram – assim como os e-mails e para melhorar, você precisa dar conta de tudo porque logo entrará de recesso.
A vida não é fácil, jovem. Mas é possível controlar o caos no trabalho e ter uma rotina melhor. Calma que tem jeito!
Falar “calma” nessas horas pode parecer uma brincadeira de mal gosto, mas a gente precisa que você se acalme pelo seu próprio bem. O estresse não vai te ajudar e o nervoso não vai colocar ordem no caos do trabalho. Então para tudo e vem com a gente.
8 formas de garantir a organização no trabalho para não perder a cabeça
Arrume a sua mesa
Papéis, nota fiscal do almoço, xícara suja de café… A sua mesa de trabalho é para trabalhar, e não para deixar lixo se acumulando. A organização no trabalho também depende do ambiente físico.
Não dá pra arrumar bagunça. Então pegue um saquinho de lixo ou a lixeira e comece a fazer a “limpa” nesse espaço. Vá jogando fora tudo que não serve. Inclusive coisas que você guarda na esperança de um dia precisar. Se já está na sua mesa há mais de três meses e você nunca precisou, provavelmente não será amanhã que precisará.
Tem alguma papelada útil ou importante? Escaneie e guarde o arquivo numa pasta do Drive, por exemplo. O papel em si você pode arquivar em alguma área do escritório que seja para isso ou jogar fora se não houver necessidade de tê-lo.
Louça suja vai para a pia da cozinha e trate de lavar bem, deixar secar e depois guardar.
Loucos por itens de papelaria
Tem uma galera que curte (demais) itens de papelaria. É um bloco de notas aqui, uma porção de canetas acolá e voilà: a mesa tem um monte de coisa que mal se usa.
Para pra pensar: hoje em dia, quase tudo acontece no digital. Será mesmo que você precisa de tantos blocos, canetas e outros materiais de escritório? Se precisar para se organizar no trabalho, ok. Se não, doe.
Dê um toque de alegria
Mesa limpa e arrumada, é hora de decorar, se preferir. Um vaso de alguma planta que se dê bem em lugar fechado, com pouca luz e ar-condicionado e a foto do seu pet ou do @ são suficientes.
O poder da checklist
Tudo é pra ontem e o tempo é escasso. Depender exclusivamente da mente para se lembrar de tudo que deve ser feito não é a forma mais eficaz de você gerenciar suas tarefas.
O checklist é uma forma fácil de se organizar e não precisa de muito: papel e caneta se você for old school ou um app de listas se você é mais digital.
Optar por um formato online ou offline não importa tanto, o que importa mesmo é escolher um e começar a listar tudo o que você precisa fazer.
Ordem e progresso nessa checklist, meu bem
Você precisa listar tudo, mas nem tudo será feito hoje. Afinal, é humanamente impossível. Por isso, após listar todas as tarefas, pegue um outro papel e comece a organizar cada tarefa.
Tarefas podem ter sub-tarefas e é importante você incluir. Além disso, sinalize em cada uma o que é prioridade ou urgência e coloque data para executar e finalizar.
Caso contrário, a checklist será apenas um amontoado de tarefas que você ainda não sabe por onde começar.
A gente já falou do Trello por aqui, e se você é uma pessoa digital, vale muito a pena se organizar por ele.
Dá para delegar? Se sim, delegue
Se você se encontra no caos no trabalho e está atolado de tarefas porque não delegou antes, você já entendeu a lição e chegou a hora de mudar.
Se há alguma tarefa que dá para pedir ajuda do colega, peça. Nada de vergonha nessas horas. O máximo que você pode ouvir é um não – e isso não vai te matar. Porém, se você não pedir ajuda, nem para o seu chefe, muito provavelmente você só vai passar nervoso e não conseguirá dar fim.
Converse com o big boss
Se após fazer a checklist e delegar, ainda assim os prazos não serão cumpridos, negocie com o chefe. Explique os motivos e combine novos prazos.
Vale dizer que os novos prazos precisam ser possíveis para realizar as entregas. Nada de aceitar prazos que claramente você não vai conseguir entregar e ter que renegociar a entrega de novo.
Diga não
Se alguém te pedir algum favor, explique a sua situação e diga que no momento você não pode ajudar. “Ah, mas eu pedi ajuda lá atrás para a pessoa com as minhas tarefas…” Ok, você pediu, você informou as suas razões e ela podia te ajudar naquele momento, PONTO.
Isso não significa que você precisa retribuir o favor em seguida sendo que você não tem tempo para isso.
Se você explicar numa boa o caos no trabalho que está vivendo, e dizer que poderá ajudá-la em outro momento, provavelmente ela vai entender. E se não entender, paciência. A gente não tem tudo que a gente quer, né?
Mas lembre-se de ajudar o colega da próxima, ok?
Controle o seu e-mail antes que ele te controle
Se você usa o Gmail, você sai em vantagem. O Gmail oferece vários recursos para aumentar a produtividade na sua caixa de e-mail e manter a organização.
1. Delete o que precisa ser deletado. Arquive o que precisa ser mantido.
2. Coloque etiquetas nos e-mails para ser mais fácil de encontrar no futuro.
3. E-mails que você precisa fazer follow-up, use o recurso adiar e escolha uma data para que o Gmail reenvie o e-mail para você.
4. No fim do dia deixe a sua caixa zerada.
Planejamento é tudo na organização do trabalho
Para evitar de cair no caos no trabalho de novo, faça planejamentos mensais, semanais e diários. Na verdade, veja o que funciona melhor para você, mas planeje-se. Assim, você consegue saber o que precisa fazer com antecedência.
Além disso, você consegue discernir o que é prioridade do que não é. Porque no momento do caos no trabalho, tudo vira prioridade, porque tudo está em atraso.
Petyr Baelish já dizia
“Caos não é um abismo. Caos é uma escada. Muitos que a tentam escalar, falham e nunca mais tentam de novo. A queda quebra eles. E a alguns é dada a chance de subir, eles se agarram ao reino ou aos deuses ou ao amor. Apenas a escada é real. A escalada é tudo o que existe.”
Talvez será do caos que nascerá um líder em você. Se você conseguir passar por esses dias nebulosos com sucesso, você pode ter certeza que isso renderá frutos.
Você irá amadurecer, conseguirá gerenciar melhor suas tarefas e tempo e tirará mais lições valiosas. No entanto, não se esqueça de passar pelo caos no trabalho com uma pitada de humor e leveza. Tudo na vida é passageiro, incluindo dias não tão bons.
O caos no trabalho pode ser um eco do que você fez ou deixou de fazer. Portanto, passado o turbilhão, lembre-se do que levou à esse caos e não repita esses erros.
Agora, se o caos acontece constantemente porque a empresa é desorganizada, pela sua saúde mental e física, procure um novo emprego.
A organização e a gestão do tempo no trabalho são fundamentais para você ser bem-sucedido na sua vida pessoal ou profissional. E se essas coisas não são uma prática da empresa, é o tipo de coisa que você não deve se submeter.
